使用工具软件辅助办公，正在越来越多职场人士中盛行。1月2日，合合信息公司旗下“扫描全能王”平台发布了《当代职场人办公习惯洞察报告》，通过对五百余位职场人士（75%为“90后”青年）进行了办公工具软件使用习惯调研，结果显示，超九成的受访者表示，工具软件能显著提高工作效率。

工具软件主要通过提升单位时间产出量，减少重复工作流程等方式来帮助职场人士提高效率。《报告》显示，为了提升单位时间产出量，职场人士通常会使用日程表、计时闹钟等工具来帮助自己拆分目标，规划时间，其中文档笔记类工具软件使用者最多，接近6成；超过30%的受访者用过日程管理类软件。

这些工具一般会配合“番茄工作法”来使用。“番茄工作法”，即将工作25分钟算作一个小任务，中途不允许做任何无关的事。如能达成目标，便可认定自己获得了一个“番茄”，并休息5分钟。每度过4个25分钟，休息时间可以适当增加。这种计时类工具和工作方法能够帮助人们集中精力、有条不紊地推进工作。

此外，连着几个月上热搜的chatgpt，竟有超六成受访者称，自己尚未用过该类软件。除此之外，职场效率提升AI助手并非只有生产内容的chatgpt类软件，还有一些能够精简工作流程的工具，比如扫描类软件。

文件录入整理类的工作琐碎又耗时，堪称工作中的“烫手山芋”。《报告》提到，职场人最常使用扫描软件来扫描合同文件、发票等专业资料（占比72.2%），以及身份证、户口本、营业执照等证件（占比68.6%）。

此前，某国内旅游平台曾发布“2020年国庆旅客丢东西排行榜”。数据显示，证件是旅客最爱丢在酒店的物品之一。无论是旅游还是外出办事，精确的证件扫描图片可以应对所有支持远程办理的事务，减少证件丢失的风险。

《报告》提到，有超过60%的受访者习惯使用社交软件自带的扫描功能，也有约30%的被采访对象表示，更倾向于选择扫描全能王等软件工具。在需要给客户或同事发送纸质文件电子版时，有超过40%的受访者选择使用扫描全能王处理后发送，以获得专业的扫描效果。

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